Flytta ekonomiavdelningen till Indien eller bli vän med robotarna?

Digitalisering har under 2016 varit ett modeord, men används i väldigt skiftande sammanhang med olika innebörder. IDC’s (International Data Corporation) analytikerkår konstaterade i sin globala studie 2016* att två tredjedelar av världens 2000 största företag inom ett par år kommer integrera den digitala transformationsprocessen som en central del i sin verksamhetsstrategi. Samtidigt frågar sig många CFO’s, controllers och medarbetare inom finans- och ekonomiavdelningar vad, om något, kommer detta innebära för mig och min avdelning? ”Ökad effektivitet.” är ett svar, ”Robotarna tar över” är ett annat. Robotiserad Processautomatisering (RPA – Robotic Process Automation) är framtiden för utveckling av administrativa processer om man får tro visionära företag och analytiker, inte minst inom ekonomi, bank och finansvärlden.

Vad innebär då RPA? Till skillnad från det vaga begreppet digitalisering som används som samlingsbegrepp både på strategisk och teknisk nivå är RPA ett mer konkret och väldefinierat verktyg med tydliga och mätbara resultat.

Tillverknings- och processindustrin har i årtionden använt sig av robotar och automationshjälpmedel i sina processer för att stärka konkurrenskraften. Samma tankar appliceras nu för att öka effektiviteten och säkra kvaliteten inom ekonomi- och finansavdelningar. I huvudsak handlar det om att lyfta ut manuell hantering från återkommande och förutsägbara arbetsmoment. På lång sikt skulle även robotarna själva kunna utveckla processerna (genom artificiell intelligens), men låt oss se det som ett scenario på längre sikt och fokusera på vad RPA innebär i praktiken och hur det redan tillämpas.

 

Ekonomiroboten – din nye kollega

Ekonomiroboten är inte en fysisk robot utan en mjukvarurobot som jobbar i processer med de användargränssnitt som redan finns i existerande applikationer. På så vis är inte roboten ytterligare ett system med ett egenvärde. Roboten adderar värde genom att utföra ett eller flera moment som en människa annars hade utfört. Typiska robotiserbara uppgifter inkluderar hantering, modifiering och överföring av data mellan olika system och format, samt analys, beslutstöd och direkta åtgärder.

Ex: Reskontraroboten Rupert hämtar kundreskontradata ur ett ERP-system, tar in avtalsdata från en databas eller webbgränssnitt, bearbetar och integrerar data i Excel, analyserar enligt policies och skickar påminnelser till sent betalande kunder och mailar account statements till ansvariga säljare. Detta till en lägre kostnad och med hög och jämn kvalitet. Medarbetaren Robert frigörs från repetitiv databearbetning och standardiserad kommunikation. Istället är han nu direkt involverad i dialogen med kunderna och ger säljare och projektledare mer stöd i collection-processen.

RPA utmanar därmed konceptet med att förlägga shared service centers i låglöneländer (outsourcing och offshoring). EY menar i sin studie ”Robotic process automation in the Finance function of the future”** att kalkylen och de operationella fördelarna är så starka att man nu kan överväga om det är dags att ta tillbaka vissa processer till den ursprungliga verksamheten. Relativt enkel implementering, snabba resultat och låga underhållskostnader gör att kalkylen står sig mycket väl mot att flytta verksamhet till låglöneländer.

En robot som utför ekonomiavdelningens arbete må låta som science fiction, men faktum är att det redan idag används på shared service center runtom i Europa. Exempel är Thyssenkrupp, Vodafone, men även svenska shared service centers här i Mälardalen arbetar med dessa frågor. Bank, finans- och försäkring är andra exempel på transaktionstunga och regelverksstyrda verksamheter som pekas ut som branscher tidigt i förändringsprocessen och väl lämpade för den nya tekniken.

 

För- och nackdelar med robotisering av administrativa processer

+ Låg kostnad – Begränsat empiriskt underlag
+ Hög tillgänglighet, dygnet runt – Ny teknik
+ Skalbarhet– I nuläget osäkerhet kring robotens förmåga att utveckla processen
+ Snabb implementering– Risk att en människas rimlighetsbedömning av en process förloras
+ Jämn kvalitet i processen – Hur säkerställa att eventuella fel i processen identifieras och åtgärdas innan proportionerna av felen blir för stora?

Givetvis finns det en risk att arbetstillfällen går förlorade, men sett ur företagets perspektiv så finns det fördelar med att tillämpa RPA. I ett större perspektiv är kanske RPA att fördra framför utlokalisering av transaktionstunga processer till globala shared service centers i lågkostnadsländer som Indien eller Estland. Behåller man processerna inom landet så behåller man även full kontroll över data, processer, regelverk och efterlevnad. Dessutom undviks förlängda kommunikationsvägar och ökat koordinationsbehov, vilket leder till ökad kundnöjdhet. Samtidigt som fler arbetstillfällen bibehålls och ökar sitt förädlingsvärde.

RPA är inte science-fiction utan en ny teknik med stora möjligheter.

Vad väljer vi att göra när robotarna kommer?

 

 

 * IDC Worldwide IT Industry Predictions 2016 ; ** Robotic process automation in the Finance function of the future 2016